Was Unternehmen ausbremst, ist meist nicht die Arbeit selbst, sondern das Warten darum herum. Ein Genehmigungsantrag braucht drei Tage, während er für Unterschriften herumgereicht wird. Eine Beschaffungsfreigabe landet in WhatsApp, bis niemand mehr die Nachricht findet. Drei Anrufe sind nötig, um herauszufinden, auf welchem Schreibtisch ein Dokument liegt.
Bei Baksoft entwickeln wir ein Workflow- und Genehmigungssystem nach Ihren Regeln, das diese Wartezeiten eliminiert. Anfragen landen automatisch beim nächsten Verantwortlichen, Mahnungen bei Verzögerungen erfolgen automatisch – jeder Schritt wird protokolliert.
Kommen Ihnen diese Symptome bekannt vor? Dann liegt das Problem im Prozess.
Wenn Sie Daten mehrfach eingeben müssen, Personen anrufen müssen, um den Status zu erfragen, Arbeit stockt, weil ein Genehmiger im Urlaub ist, oder niemand weiß, wer ein Dokument freigegeben hat – dann liegt das Problem nicht bei Ihren Mitarbeitern, sondern im Prozessdesign.
Die Kosten dieser Situation sind oft unsichtbar. Niemand stellt eine Rechnung für „Warten auf Genehmigung“, aber Verzögerungen, Doppelarbeit und vergessene Anfragen summieren sich zu einem Vollzeitäquivalent pro Monat. Workflow-Automatisierung macht diese versteckten Kosten sichtbar und eliminiert sie.
Welche Prozesse lassen sich automatisieren?
Urlaubs- und Überstundenanträge
Mitarbeiter stellen Anträge, Vorgesetzte genehmigen, die Personalabteilung und Lohnbuchhaltung werden automatisch informiert. Verfügbare Urlaubstage werden berechnet – niemand muss Kalender wälzen.
Beschaffungsanfragen und Freigaben
Anfragen werden je nach Betrag automatisch an die richtige Genehmigungsebene weitergeleitet. Kleinbeträge genehmigt der Abteilungsleiter, größere die Geschäftsführung. Angebote werden angehängt, Entscheidungen mit Begründung dokumentiert.
Spesen- und Vorschussprozess
Mitarbeiter fotografieren Belege mit dem Handy und stellen Anträge. Die Buchhaltung sieht Zahlungsschritte im System. Monatsendabrechnungen erfolgen digital statt per Briefumschlag.
Angebots- und Vertragsprüfung
Vor der Unterschrift durchlaufen Angebote und Verträge die relevanten Abteilungen. Rechtsabteilung, Buchhaltung und Management geben Feedback im selben System – nicht in verlorenen E-Mail-Ketten.
Dokumentenmanagement
Zentrale Registratur für ein- und ausgehende Dokumente mit Versionskontrolle. Keine Diskussionen mehr über die aktuelle Fassung. Suchen Sie in Sekunden.
Störungs- und Servicemanagement
Außendienst oder Filialen melden Probleme, die automatisch an Techniker zugewiesen werden. Lösungszeiten werden gemessen, Wiederholungsfälle statistisch erfasst.
Recruiting und Onboarding
Bewerbermanagement, Interviewprozesse und Checklisten für neue Mitarbeiter (Ausstattung, Zugänge, Schulungen). Kein Schritt geht vergessen.
Das sind unsere häufigsten Workflows. Falls Ihr Prozess nicht dabei ist – kein Problem, das System wird individuell programmiert.
Warum eine maßgeschneiderte Lösung statt Standardsoftware?
Standard-Workflow-Produkte sind leistungsfähig, aber oft nutzerbasiert abgerechnet – Kosten explodieren beim Wachstum. Schlimmer: Sie zwingen Ihnen fremde Prozesslogiken auf. Ergebnis: Sie verbiegen Ihre Abläufe oder es entstehen Schattenprozesse außerhalb des Systems.
Ein maßgeschneidertes System passt Genehmigungsebenen, Formulare, Berechtigungen und Reports an Ihre Bedürfnisse an. Keine zusätzlichen Lizenzen bei mehr Nutzern. Daten bleiben in Ihrer Infrastruktur – besonders wichtig bei personenbezogenen Daten und Verträgen.
Nachvollziehbarkeit und Compliance
Jede Aktion im System wird protokolliert: Wer hat wann was getan? Entscheidungsbegründungen sind auch nach Monaten abrufbar. Diese Struktur dient direkt als Audit-Nachweis für Zertifizierungen wie ISO.
Berechtigungen sind rollen- und abteilungsbasiert: Ein Abteilungsleiter sieht nur Teamanträge, HR hat Personalprozesszugriff, die Buchhaltung nur Zahlungsschritte.
Wie läuft die Umsetzung?
Zuerst analysieren wir Ihre aktuellen Abläufe: Wo entstehen Anfragen? Wer ist beteiligt? Wo hängt es? Welche Informationen gehen verloren? Schon dieses Gespräch offenbart meist bisher nie visualisierte Prozesslücken.
Dann definieren wir Screens und Scope, bieten einen Festpreis an. Wir rollen das System schrittweise aus – beginnen mit dem schmerzhaftesten Prozess, erweitern nach Gewöhnung. So vermeiden wir Widerstand und Sie sehen schnell ROI.
Wie wird der Preis bestimmt?
Keine monatlichen Nutzergebühren. Der Preis hängt von Prozessanzahl, Integrationsbedarf und Rollenkomplexität ab und wird projektbasiert im Voraus festgelegt. Ein einfacher Urlaubsflow kostet anders als ein Enterprise-System mit zehn Prozessen. Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenfrei.
Häufige Fragen
Können wir Prozesse selbst definieren?Ja. Genehmigungsebenen, Formularfelder und Regeln sind über das Panel konfigurierbar. Neue Workflows oder Änderungen erfordern keinen Rückgriff auf uns.
Integration mit bestehender Buchhaltung/ERP?Bei API-Support integrieren wir direkt. Sonst richten wir regelmäßige Exporte ein.
Elektronische Signatur möglich?Ja. Prozessschritte können mit eSignatur oder KEP-Integration versehen werden. Manche Schritte erfordern Systemfreigabe, andere Unterschrift.
Werden Mitarbeiter überfordert sein?Oberflächen nutzen Ihre Begriffe und vermeiden überflüssige Felder. Für die meisten Nutzer bedeutet das System nur: Antrag stellen, Genehmigung erteilen. Wir schulen bei der Einführung und begleiten die ersten Wochen.
Wo werden Daten gespeichert?Auf Ihrem Server, einem gemieteten Server oder unserer verwalteten Infrastruktur – Ihre Wahl. Bei personenbezogenen Daten sind DSGVO-konforme Speicherung und Zugriffsprotokolle Standard.
Können später neue Prozesse hinzugefügt werden?Das System ist dafür ausgelegt. Neue Workflows, Änderungen oder Abteilungen lassen sich integrieren.
Wenn Sie wissen, welche Arbeit in Ihrem Unternehmen am meisten wartet, ist die halbe Miete schon drin. Beschreiben Sie den Prozess – wir zeigen, wie er end-to-end automatisiert wird und was es kostet.