Konaklama işletmelerinin çoğu doluluk sorunu yaşamaz, kâr sorunu yaşar. Rezervasyonların büyük kısmı aracı platformlardan gelir ve her rezervasyonda cironun belirgin bir bölümü komisyon olarak gider. Aynı misafir gelecek yıl tekrar gelse bile yine aynı platformdan gelir ve komisyon yine ödenir.
Baksoft olarak işletmenize özel bir online rezervasyon sistemi geliştiriyoruz. Misafir müsaitliği kendi sitenizde görür, fiyatı görür ve rezervasyonu doğrudan sizden yapar. Aracıya ödenen tutar cebinizde kalır, misafir bilgisi de sizde durur.
Aracı platformlar iyi, ama tek başına yeterli değil
Booking, Airbnb ve benzeri platformlar görünürlük sağlar ve tesisinizi hiç tanımayan misafire ulaştırır. Bunu tamamen bırakmak mantıklı değildir. Sorun, tüm rezervasyonun tek kanaldan gelmesidir.
O noktada üç şey olur. Birincisi, her rezervasyonda komisyon ödersiniz ve fiyatınızı buna göre şişirmek zorunda kalırsınız. İkincisi, misafirin iletişim bilgisi sizde değil platformdadır, ertesi sezon doğrudan ulaşamazsınız. Üçüncüsü, platform kurallarını veya komisyon oranını değiştirdiğinde yapabileceğiniz hiçbir şey olmaz.
Doğru kurgu şudur: aracı platformlar yeni misafir kazanmak için kullanılır, doğrudan rezervasyon kanalı ise geri gelen misafirler ve sizi tavsiye üzerine bulanlar için çalışır. Zamanla ikinci kanalın payı büyüdükçe kârlılığınız artar.
Çift rezervasyon nasıl önlenir?
Birden fazla kanaldan satış yapan her işletmenin korkulu rüyası aynı tarihi iki kere satmaktır. Elle takip edilen takvimlerde bu er ya da geç olur ve bedeli hem misafir memnuniyetsizliği hem platform cezasıdır.
Geliştirdiğimiz sistemde tüm kanallar tek bir müsaitlik havuzuna bağlanır. Booking üzerinden bir rezervasyon geldiğinde o tarih sitenizde ve diğer kanallarda anında kapanır. Aynı şekilde sitenizden gelen rezervasyon da platformlarda tarihi kapatır. Senkronizasyon iCal veya kanal yöneticisi entegrasyonu üzerinden çift yönlü çalışır.
Sistemde neler var?
Müsaitlik ve takvim yönetimi
Her oda, villa veya bungalov için ayrı takvim. Tarih aralığı bazlı müsaitlik, bloke günler, bakım kapatmaları ve minimum konaklama kuralları tanımlanır. Yönetici tüm tesisin doluluğunu tek ekranda görür.
Fiyatlandırma kuralları
Sezon, hafta içi hafta sonu, kalış süresi, kişi sayısı ve doluluk oranına göre fiyat kuralları tanımlanır. Erken rezervasyon indirimi, son dakika fiyatı ve uzun konaklama indirimi otomatik uygulanır. Sistem doğru fiyatı kendisi hesaplar, sezon başında tek tek fiyat girme işi ortadan kalkar.
Ödeme ve kapora
Rezervasyon sırasında kapora veya tam ödeme tahsil edilir. Kalan tutarın girişte alınması, belirli bir tarihte otomatik çekilmesi veya elle tahsil edilmesi seçilebilir. Ödeme altyapısı yerli sağlayıcılarla entegre çalışır, kart bilgisi sizde tutulmaz.
İptal ve iade politikası
Kaç gün öncesine kadar ücretsiz iptal edilebileceği, kaporanın iade edilip edilmeyeceği ve tarih değişikliği hakkı sizin belirlediğiniz kurallara göre işler. Misafir işlemi kendi yapar, telefonla pazarlık süreci ortadan kalkar.
Çok dilli ve çok para birimli yapı
Rezervasyon ekranı ve otomatik mesajlar birden fazla dilde çalışır. Yabancı misafir kendi dilinde rezervasyon yapar ve fiyatı kendi para biriminde görür, kur dönüşümü güncel kurdan yapılır. Yurt dışından misafir ağırlayan tesisler için doğrudan rezervasyon oranını en çok artıran özellik budur.
Misafir iletişimi
Rezervasyon onayı, ödeme hatırlatması, giriş öncesi yol tarifi ve tesis bilgileri, çıkış sonrası teşekkür ve değerlendirme mesajı otomatik gönderilir. Bu mesajlar sizin markanızla gider, aracı platform araya girmez.
Misafir kayıtları ve mevzuat
Misafir bilgileri, geçmiş konaklamalar ve notlar sistemde tutulur. Kimlik bildirim yükümlülüğünüz için gerekli veriler düzenli biçimde raporlanır, mevcut otel yönetim yazılımınıza veya muhasebe sisteminize aktarılabilir. KVKK uyumlu aydınlatma ve açık rıza akışları rezervasyon adımına yerleştirilir.
Raporlama
Doluluk oranı, gecelik ortalama fiyat, kanal bazında ciro dağılımı ve komisyon maliyeti karşılaştırması. Doğrudan rezervasyon oranınızın aylar içinde nasıl arttığını rakamla görürsünüz.
Hangi işletmeler kullanıyor?
Butik oteller, villa ve tatil evi kiralayan işletmeler, pansiyon ve apart işletmecileri, bungalov ve kamp tesisleri, tekne kiralama firmaları ve günlük tur düzenleyen işletmeler için sistem kurduk. Tesis tipi değişse de temel ihtiyaç aynı kalır: doğru müsaitlik, doğru fiyat ve komisyonsuz doğrudan satış.
Süreç nasıl işliyor?
Önce mevcut satış kanallarınızı ve fiyat mantığınızı çıkarıyoruz. Hangi platformlarda listeleniyorsunuz, fiyatı neye göre belirliyorsunuz, iptal politikanız ne, bunları konuşuyoruz. Ardından rezervasyon akışının taslağını ve kapsamı netleştirip sabit fiyatlı teklif sunuyoruz.
Geliştirme sırasında çalışan sürümü düzenli gösteriyoruz. Teslimde kanal senkronizasyonunu kuruyor, mevcut rezervasyonlarınızı sisteme aktarıyor ve resepsiyon ekibinize eğitim veriyoruz. Sezon içinde geçiş yapmanız gerekirse eski ve yeni sistem bir süre paralel çalışacak şekilde planlıyoruz, tek bir rezervasyon bile kaybolmuyor.
Fiyat nasıl belirleniyor?
Rezervasyon başına komisyon veya oda başına aylık ücret almıyoruz. Fiyat, tesis tipinize, kanal entegrasyonlarınıza ve ihtiyaç duyduğunuz özelliklere göre proje bazlı belirlenir ve baştan sabitlenir. Tek bir villa için kurulan sistem ile çok odalı bir otelin kanal yönetimi aynı bütçede olmaz. Sistem genellikle bir sezon içinde ödediğiniz komisyonlardan tasarruf edilen tutarla kendini amorti eder.
Sıkça sorulan sorular
Booking ve Airbnb'yi bırakmam mı gerekiyor? Hayır. Amaç aracı platformları bırakmak değil, tek bağımlılıktan kurtulmak. Sistem o platformlarla birlikte çalışır, takvimleri senkron tutar ve zamanla doğrudan rezervasyon payınızı artırır.
Takvimler gerçekten çakışmadan senkron çalışır mı? Evet. Platformların desteklediği iCal veya API bağlantıları üzerinden çift yönlü senkronizasyon kuruyoruz. Bir kanalda satılan tarih diğerlerinde kapanır.
Mevcut otel programımızla birlikte çalışır mı? Kullandığınız otel yönetim yazılımının veri paylaşımı desteği varsa entegrasyon kuruyoruz. Desteklemiyorsa dışa aktarım üzerinden düzenli aktarım tanımlıyoruz ya da tüm süreci tek sistemde toplama seçeneğini konuşuyoruz.
Yabancı misafirler için uygun mu? Evet. Rezervasyon ekranı, otomatik mesajlar ve ödeme adımı birden fazla dilde ve para biriminde çalışacak şekilde kurulur.
Kapora almak zorunda mıyım? Hayır, tercihe bağlı. Ödeme almadan yalnızca talep toplayan bir akış da kurulabilir. Ancak kapora alınan rezervasyonlarda iptal oranının belirgin şekilde düştüğünü söyleyebiliriz.
Sezon ortasında geçiş yapabilir miyiz? Yapabilirsiniz. Mevcut rezervasyonları aktarıyor ve geçiş dönemini paralel çalışacak şekilde planlıyoruz.
Rezervasyonlarınızın ne kadarının komisyonla geldiğini hesapladıysanız, gerisini konuşalım. Tesisinizi ve satış kanallarınızı anlatın, size uygun kapsamı ve net bir fiyatı birlikte çıkaralım.