Stok bir yerde, siparişler başka yerde, cari hesaplar muhasebecide duruyorsa, hangi üründen kaç adet kaldığını kimse tam olarak bilmiyor demektir. Bu belirsizliğin faturası iki taraflı gelir: satılamayan mal rafta para bağlar, elde olduğu sanılan mal ise gerçekte yoktur ve sipariş iptal olur.
Baksoft olarak size hazır bir ERP paketi satmıyoruz. Deponuzun nasıl çalıştığını, siparişin hangi ellerden geçtiğini ve hangi raporu her sabah aradığınızı dinleyip, işleyişinize göre bir stok ve sipariş takip sistemi geliştiriyoruz.
Excel ile stok takibi neden bir yerden sonra tutmaz?
Excel'de stok takibinde asıl sorun formül değil, eşzamanlılıktır. Depoda mal çıkarken satışta aynı mal satılır, iki kayıt birbirini ezer ve dosyadaki rakam gerçekle ayrışır. Bir kere ayrıştığında da geri toparlanmaz, herkes sayıma güvenmeyi bırakır ve depoya gidip gözle bakmaya başlar.
Bunun üstüne sipariş takibi eklendiğinde iş iyice dağılır. Hangi siparişin hazırlandığı, hangisinin kargolandığı, hangi tedarikçiden ne zaman mal geleceği kimsenin ortak göremediği bilgiler haline gelir. Bir stok takip programının temel işi budur: aynı anda birçok kişi çalışsa da tek ve doğru rakamı korumak.
Hazır ERP yerine size özel ERP ne kazandırır?
Hazır ERP paketleri güçlüdür ama genel geçerdir. Kurulumu aylar sürer, danışman ücreti yazılım ücretinden pahalıya gelir, her yeni modül ve her yeni kullanıcı için ayrı lisans ödersiniz. Daha da önemlisi, sizin işinizi ayrıştıran o özel süreç genelde pakette yoktur ve sonunda o iş yine Excel'de yürütülür.
Size özel geliştirilen bir sistemde yalnızca kullanacağınız ekranlar bulunur. Depo akışınız, sipariş onay adımlarınız ve raporlarınız sizin çalışma şeklinize göre kurulur. Kullanıcı sayısı arttıkça maliyetiniz katlanmaz, veriler sizin kontrolünüzdeki altyapıda durur ve ihtiyaç değiştiğinde sistemi geliştirecek kişiye ulaşmak için sıra beklemezsiniz.
Sistemde neler var?
Stok ve depo yönetimi
Ürün kartları, varyantlar, birim çevrimleri ve çok depolu yapı. Her ürünün hangi depoda, hangi rafta, kaç adet olduğu anlık görünür. Kritik seviyeye düşen ürünler için otomatik uyarı ve sipariş önerisi verilir.
Barkod ile sayım ve hareket
Mal kabul, transfer, sevkiyat ve sayım işlemleri barkod okuyucu veya telefon kamerası ile yapılır. Elle giriş kaynaklı hatalar ortadan kalkar, yıl sonu sayımı günler değil dakikalar sürer.
Sipariş takibi
Satış siparişi girildiği andan teslimata kadar aşama aşama izlenir. Hazırlanan, eksik kalan ve kargolanan siparişler ayrı ayrı görünür. Satın alma tarafında ise verilen siparişin ne zaman geleceği ve hangi kısmının teslim alındığı takip edilir.
Cari hesap ve tedarikçi
Müşteri ve tedarikçi bazında borç alacak durumu, vade takibi ve ödeme geçmişi. Tedarikçi fiyat listeleri karşılaştırılabilir, alım kararı rakama bakılarak verilir.
Parti, lot ve son kullanma tarihi
Gıda, medikal ve kimyasal ürünlerde parti bazlı izlenebilirlik sağlanır. Son kullanma tarihi yaklaşan stoklar önceden uyarı verir, gerektiğinde geri çağırma tek raporla yapılır.
Raporlama
Stok devir hızı, ölü stok, ürün bazında kârlılık, tedarikçi performansı ve dönemsel satış karşılaştırmaları. Yönetici hangi malın para kazandırdığını ve hangisinin sermaye bağladığını tahminle değil rakamla görür.
Entegrasyonlar
E-fatura ve e-irsaliye sağlayıcınız, muhasebe programınız, e-ticaret siteniz ve pazaryeri mağazalarınız sisteme bağlanır. Bir kanaldan satış olduğunda stok tüm kanallarda aynı anda güncellenir, aynı ürünü iki kez satma riski ortadan kalkar.
Hangi işletmeler kullanıyor?
Toptan ve B2B ticarette bayi sipariş ekranı, üretimde reçete ve hammadde takibi, perakendede şubeler arası stok görünürlüğü, medikal ve dental tedarikte parti takibi, e-ticarette çok kanallı stok senkronizasyonu için sistemler geliştirdik. Ürün farklı olsa da temel ihtiyaç aynı: elinizde ne olduğunu ve nereye gittiğini her an bilmek.
Süreç nasıl işliyor?
Önce mevcut akışınızı çıkarıyoruz. Mal nereden giriyor, kimin elinden geçiyor, hangi noktada bilgi kayboluyor, bunları yerinde konuşuyoruz. Ardından ekran taslaklarını ve kapsamı netleştirip sabit fiyatlı teklif veriyoruz. Geliştirme boyunca çalışan sürümü düzenli olarak gösteriyoruz. Teslimde mevcut ürün, stok ve cari verilerinizi sisteme aktarıyor, depo ve satış ekibinize ayrı ayrı eğitim veriyoruz.
Sistemi genelde parça parça devreye alıyoruz. Önce stok ve sipariş çalışır hale gelir, işletme alışırken cari, satın alma ve raporlama eklenir. Böylece ne işiniz durur ne de ekip bir anda yeni bir yazılımla baş başa kalır.
Fiyat nasıl belirleniyor?
Kullanıcı başına aylık lisans ücreti almıyoruz. Fiyat, ihtiyaç duyduğunuz modüllere, entegrasyonlara ve veri aktarımının büyüklüğüne göre proje bazlı belirlenir ve baştan sabitlenir. Tek depolu sade bir stok takip paneli ile üretim ve çok kanallı satış içeren bir yapı aynı bütçede olmaz, bu yüzden net rakamı ihtiyacınızı dinledikten sonra veriyoruz. İlk görüşme ve ön analiz ücretsizdir.
Sıkça sorulan sorular
ERP ile stok takip programı aynı şey mi? Stok takip programı yalnızca ürün giriş çıkışını yönetir. ERP ise stok, sipariş, satın alma, cari hesap ve raporlamayı tek sistemde birleştirir. Çoğu işletme stok takibiyle başlar, ihtiyaç büyüdükçe diğer modülleri ekler.
Mevcut stok ve cari verilerimiz aktarılabiliyor mu? Evet. Excel dosyalarınız veya kullandığınız mevcut programdaki kayıtlar sisteme aktarılır. Bu iş teslim sürecinin standart parçasıdır.
E-fatura ve muhasebe programımızla çalışır mı? Evet. Yaygın e-fatura sağlayıcıları ve muhasebe yazılımlarıyla entegrasyon kuruyoruz. Kullandığınız programın API desteği varsa bağlantı sorunsuz kurulur, yoksa alternatif bir aktarım yöntemi tanımlıyoruz.
Barkod okuyucu şart mı? Şart değil ama tavsiye ediyoruz. Sistem elle girişle de çalışır. Barkod kullanıldığında sayım süresi ve hata oranı belirgin şekilde düşer. Ayrı cihaz almak istemezseniz telefon kamerası da kullanılabilir.
Pazaryerlerindeki stoğumuz otomatik güncellenir mi? Evet. Pazaryeri ve e-ticaret sitenizle çift yönlü senkronizasyon kurulabilir. Bir kanalda satış olduğunda stok diğer kanallarda da düşer.
Depodaki ekibimiz kullanmakta zorlanır mı? Depo ekranlarını sade tutuyoruz, günlük işte kullanılan üç beş işlem tek dokunuşla yapılır. Teslimde yerinde eğitim veriyor, ilk haftalarda yanınızda oluyoruz.
Stok ve sipariş takibini oturtmak istiyorsanız önce mevcut akışınızı konuşalım. İhtiyacınızı anlatın, size uygun kapsamı ve net bir fiyatı birlikte çıkaralım.