Şirketlerde işi yavaşlatan şey genelde işin kendisi değil, işin etrafındaki bekleyiştir. Bir izin talebi imza için dolaşırken üç gün geçer. Satın alma onayı WhatsApp'ta yazılır, sonra kimse o mesajı bulamaz. Bir evrağın hangi masada beklediğini öğrenmek için üç kişiye sormak gerekir.
Baksoft olarak bu bekleyişleri ortadan kaldıran, şirketinizin kendi kurallarına göre yazılmış bir iş akışı ve onay sistemi geliştiriyoruz. Talep sisteme girer, sıradaki kişiye kendiliğinden düşer, geciktiğinde uyarır ve her adımın kaydı kalır.
Belirtiler tanıdık geliyorsa sorun süreçte
Aynı bilgiyi birden fazla yere girmek zorunda kalıyorsanız, bir talebin nerede olduğunu öğrenmek için insan aramak gerekiyorsa, onay veren kişi izne çıktığında iş tamamen duruyorsa, ya da "bu evrağı kim onaylamıştı" sorusunun cevabı kimsede yoksa, sorun çalışanlarınızda değil sürecin kendisinde.
Bu tablonun maliyeti genelde görünmez. Kimse "onay bekledik" diye fatura kesmez ama işin gecikmesi, tekrar edilen iş ve unutulan talepler her ay bir kişilik iş gücüne denk gelir. İş akışı otomasyonu bu görünmeyen maliyeti görünür kılar ve büyük kısmını ortadan kaldırır.
Hangi süreçler otomatikleştiriliyor?
İzin ve mesai talepleri
Çalışan talebi sistemden açar, yöneticiye düşer, onaylandığında insan kaynaklarına ve bordroya yansır. Kalan izin günü otomatik hesaplanır, kimse takvime bakmak zorunda kalmaz.
Satın alma talebi ve onayı
Talep açılır, tutara göre hangi seviyeye kadar onay gerektiği kurala bağlanır. Belirli bir tutarın altındaki talep departman müdüründe biter, üstündeki genel müdüre gider. Teklifler talebe eklenir, karar gerekçesiyle birlikte kayıt altına alınır.
Masraf ve avans süreci
Çalışan fişini telefondan fotoğraflar, talebi açar. Onay zinciri işler, muhasebe ödeme adımını sistemden görür. Ay sonunda kimin ne harcadığı zarf içinde değil raporda durur.
Teklif ve sözleşme onayı
Hazırlanan teklif veya sözleşme, imzaya gitmeden önce ilgili birimlerin onayından geçer. Hukuk, muhasebe ve yönetim görüşü aynı ekranda toplanır, e-posta zincirinde kaybolmaz.
Evrak ve doküman yönetimi
Gelen ve giden evrak kaydı, sürüm takibi ve merkezi arşiv. Hangi dokümanın son hâlinin hangisi olduğu tartışma konusu olmaktan çıkar. Arama ile saniyeler içinde ulaşılır.
Arıza, servis ve destek talepleri
Saha veya şube ekibi talebi sistemden açar, ilgili teknik ekibe atanır, çözüm süresi ölçülür. Aynı arızanın kaç kez tekrarladığı raporda görünür.
İşe alım ve oryantasyon
Aday takibi, mülakat adımları ve işe başlayan personelin ekipman, hesap ve eğitim adımları kontrol listesi olarak yürür. Hiçbir adım unutulmaz.
Bunlar en sık kurduğumuz akışlar. Sizin sürecinizin adı bunlardan biri değilse de sorun değil, sistem sürece göre yazılıyor.
Hazır yazılım yerine size özel sistem neden?
Hazır iş akışı ürünleri güçlüdür ama genelde kullanıcı başına aylık ücretlendirilir ve şirket büyüdükçe maliyet katlanır. Daha önemlisi, o ürünlerin çoğu sizin kurumsal alışkanlıklarınıza değil kendi mantığına göre çalışır. Sonuçta ya süreçlerinizi yazılıma uydurursunuz ya da yazılımın dışında ikinci bir gayriresmi süreç doğar.
Size özel geliştirilen bir sistemde onay kademeleri, form alanları, yetki kuralları ve raporlar sizin işleyişinize göre kurulur. Kullanıcı sayısı arttıkça ek lisans ödemezsiniz. Veriler kendi altyapınızda durur, bu özellikle personel ve sözleşme verisi taşıyan sistemlerde önemlidir.
İzlenebilirlik ve denetim
Sistemdeki her işlem kim tarafından, ne zaman ve hangi içerikle yapıldığı bilgisiyle kaydedilir. Bir kararın gerekçesini altı ay sonra sorgulamak gerektiğinde kayıt oradadır. Bu yapı denetimlerde, kalite belgelendirmelerinde ve ISO süreçlerinde doğrudan kanıt olarak kullanılır.
Yetkilendirme tarafında ise kimin hangi veriyi göreceği rol ve departman bazında tanımlanır. Bir departman yöneticisi yalnızca kendi ekibinin taleplerini görür, insan kaynakları tüm personel süreçlerine erişir, muhasebe yalnızca ödeme adımına dokunur.
Süreç nasıl işliyor?
Önce mevcut akışlarınızı çıkarıyoruz. Bir talep nereden doğuyor, kimin elinden geçiyor, hangi noktada bekliyor ve hangi bilgi nerede kayboluyor, bunları yerinde konuşuyoruz. Genelde bu görüşmenin kendisi bile şirket içinde daha önce kimsenin uçtan uca çizmediği bir tabloyu ortaya çıkarır.
Ardından ekran taslaklarını ve kapsamı netleştirip sabit fiyatlı teklif veriyoruz. Sistemi tek seferde değil süreç süreç devreye alıyoruz. En çok acıtan tek bir akışla başlıyoruz, ekip alıştıkça diğerlerini ekliyoruz. Böylece hem şirket içinde direnç oluşmuyor hem de yatırımın karşılığını erken görüyorsunuz.
Fiyat nasıl belirleniyor?
Kullanıcı başına aylık ücret almıyoruz. Fiyat, otomatikleştirilecek süreç sayısına, entegrasyon ihtiyacına ve kullanıcı rollerinin karmaşıklığına göre proje bazlı belirlenir ve baştan sabitlenir. Tek bir izin akışı ile on farklı sürecin yönetildiği kurumsal bir yapı aynı bütçede olmaz. İlk görüşme ve süreç analizi ücretsizdir.
Sıkça sorulan sorular
Süreçlerimizi kendimiz tanımlayabilir miyiz? Evet. Onay kademeleri, form alanları ve kurallar panelden yönetilebilir şekilde kurulur. Yeni bir akış eklemek veya mevcut bir onay adımını değiştirmek için bize dönmenize gerek kalmaz.
Mevcut muhasebe veya ERP sistemimizle konuşur mu? Kullandığınız yazılımın veri paylaşımı desteği varsa entegrasyon kuruyoruz. Yoksa dışa aktarım üzerinden düzenli aktarım tanımlıyoruz.
Elektronik imza kullanılabilir mi? Evet. Süreç adımlarına elektronik imza veya KEP entegrasyonu eklenebilir. İhtiyacınıza göre bazı adımlar sistem onayıyla, bazıları imzayla yürütülür.
Çalışanlar kullanmakta zorlanır mı? Ekranları sizin kullandığınız terimlerle tasarlıyoruz ve gereksiz alan koymuyoruz. Çoğu çalışan için sistem tek bir işten ibaret oluyor: talebi aç, onayı ver. Teslimde eğitim veriyor, ilk haftalarda yanınızda oluyoruz.
Verilerimiz nerede tutuluyor? Kendi sunucunuzda, kiralayacağınız bir sunucuda veya bizim yönettiğimiz altyapıda. Karar sizin. Personel ve sözleşme verisi taşıyan sistemlerde KVKK uyumlu saklama ve erişim kayıtları standart olarak kurulur.
Sonradan yeni süreç eklenebilir mi? Sistem baştan bunun için kurgulanır. Yeni akış eklemek, mevcut olanı değiştirmek veya yeni bir departmanı dahil etmek mümkündür.
Şirketinizde en çok hangi işin beklediğini biliyorsanız işin yarısı tamam. O süreci anlatın, uçtan uca nasıl otomatikleşeceğini ve neye mal olacağını birlikte çıkaralım.