Die meisten Unterkünfte haben kein Belegungsproblem, sondern ein Gewinnproblem. Der Großteil der Buchungen kommt über Vermittlungsplattformen, und bei jeder Buchung geht ein erheblicher Teil des Umsatzes als Provision verloren. Selbst wenn der gleiche Gast im nächsten Jahr wiederkommt, kommt er wieder über die gleiche Plattform, und die Provision wird erneut gezahlt.
Bei Baksoft entwickeln wir ein individuelles Online-Buchungssystem für Ihr Unternehmen. Der Gast sieht die Verfügbarkeit auf Ihrer Website, den Preis und bucht direkt bei Ihnen. Der Betrag, der an den Vermittler gezahlt wird, bleibt in Ihrer Tasche, und die Gastinformationen bleiben bei Ihnen.
Vermittlungsplattformen sind gut, aber allein nicht ausreichend
Plattformen wie Booking und Airbnb bieten Sichtbarkeit und erreichen Gäste, die Ihre Einrichtung noch nicht kennen. Es ist nicht sinnvoll, dies vollständig aufzugeben. Das Problem besteht darin, dass alle Buchungen über einen einzigen Kanal kommen.
An diesem Punkt passieren drei Dinge. Erstens zahlen Sie bei jeder Buchung eine Provision und müssen Ihre Preise entsprechend erhöhen. Zweitens haben Sie die Kontaktdaten des Gastes nicht, sondern die Plattform, sodass Sie ihn in der nächsten Saison nicht direkt erreichen können. Drittens können Sie nichts tun, wenn die Plattform ihre Regeln oder die Provision ändert.
Die richtige Strategie ist: Vermittlungsplattformen werden genutzt, um neue Gäste zu gewinnen, während der direkte Buchungskanal für wiederkehrende Gäste und solche, die Sie durch Empfehlungen finden, arbeitet. Mit der Zeit steigt der Anteil des zweiten Kanals und Ihre Rentabilität erhöht sich.
Wie wird eine Doppelbuchung verhindert?
Der Albtraum jedes Unternehmens, das über mehrere Kanäle verkauft, ist es, dasselbe Datum zweimal zu verkaufen. Bei manuell geführten Kalendern passiert dies früher oder später, und die Kosten sind sowohl die Unzufriedenheit der Gäste als auch die Strafe der Plattform.
In unserem entwickelten System sind alle Kanäle mit einem einzigen Verfügbarkeitspool verbunden. Wenn eine Buchung über Booking eingeht, wird dieses Datum auf Ihrer Website und anderen Kanälen sofort geschlossen. Ebenso wird eine Buchung von Ihrer Website auch auf den Plattformen das Datum schließen. Die Synchronisation erfolgt bidirektional über iCal oder Kanalmanager-Integration.
Was bietet das System?
Verfügbarkeits- und Kalenderverwaltung
Separater Kalender für jedes Zimmer, jede Villa oder jeden Bungalow. Verfügbarkeit basierend auf Datumsbereichen, gesperrte Tage, Wartungsschließungen und Mindestaufenthaltsregeln werden definiert. Der Administrator sieht die Belegung der gesamten Einrichtung auf einem Bildschirm.
Preisregeln
Preisregeln basierend auf Saison, Wochentagen, Aufenthaltsdauer, Personenzahl und Auslastung werden definiert. Frühbucherrabatte, Last-Minute-Preise und Langzeitaufenthaltsrabatte werden automatisch angewendet. Das System berechnet den richtigen Preis selbst, sodass Sie zu Saisonbeginn nicht einzeln Preise eingeben müssen.
Zahlung und Anzahlung
Während der Buchung wird eine Anzahlung oder vollständige Zahlung erhoben. Die Restzahlung kann bei der Ankunft, automatisch zu einem bestimmten Datum oder manuell eingezogen werden. Die Zahlungsinfrastruktur arbeitet mit lokalen Anbietern zusammen, und Kartendaten werden nicht bei Ihnen gespeichert.
Stornierungs- und Rückerstattungsrichtlinie
Wie viele Tage im Voraus kostenlos storniert werden kann, ob die Anzahlung erstattet wird und das Recht auf Datumsänderung, basierend auf den von Ihnen festgelegten Regeln. Der Gast führt den Vorgang selbst durch, und der telefonische Verhandlungsprozess entfällt.
Mehrsprachige und mehrwährige Struktur
Die Buchungsseite und automatischen Nachrichten funktionieren in mehreren Sprachen. Der ausländische Gast bucht in seiner eigenen Sprache und sieht den Preis in seiner eigenen Währung, wobei die Umrechnung zum aktuellen Kurs erfolgt. Dies ist die Funktion, die die direkte Buchungsrate für Einrichtungen, die ausländische Gäste empfangen, am meisten erhöht.
Gastkommunikation
Buchungsbestätigung, Zahlungserinnerung, Wegbeschreibung und Einrichtungsinformationen vor der Ankunft sowie Dankes- und Bewertungsnachrichten nach der Abreise werden automatisch versendet. Diese Nachrichten gehen unter Ihrem Markennamen hinaus, ohne dass die Vermittlungsplattform dazwischengeschaltet ist.
Gästedaten und gesetzliche Vorschriften
Gastinformationen, vergangene Aufenthalte und Notizen werden im System gespeichert. Die für Ihre Meldeverpflichtung erforderlichen Daten werden regelmäßig berichtet und können in Ihre bestehende Hotelmanagement-Software oder Ihr Buchhaltungssystem übertragen werden. DSGVO-konforme Aufklärung und Zustimmungsprozesse sind in den Buchungsschritt integriert.
Berichterstattung
Auslastungsrate, durchschnittlicher Nachtpreis, kanalbasierte Umsatzverteilung und Provisionkostenvergleich. Sie sehen in Zahlen, wie Ihre direkte Buchungsrate im Laufe der Monate steigt.
Welche Unternehmen nutzen es?
Wir haben das System für Boutique-Hotels, Villen- und Ferienhausvermietungen, Pensionen und Apartments, Bungalows und Campinganlagen, Bootsvermietungen und Tagesausflugsunternehmen eingerichtet. Unabhängig von der Art der Einrichtung bleibt der grundlegende Bedarf gleich: korrekte Verfügbarkeit, korrekte Preise und provisionsfreie Direktverkäufe.
Wie läuft der Prozess ab?
Zunächst ermitteln wir Ihre bestehenden Vertriebskanäle und Preislogik. Auf welchen Plattformen sind Sie gelistet, wie bestimmen Sie den Preis, wie ist Ihre Stornierungsrichtlinie, darüber sprechen wir. Dann klären wir den Entwurf und den Umfang des Buchungsablaufs und bieten Ihnen ein Festpreisangebot.
Während der Entwicklung zeigen wir Ihnen regelmäßig die Arbeitsversion. Bei der Übergabe richten wir die Kanalsynchronisation ein, übertragen Ihre bestehenden Buchungen in das System und schulen Ihr Empfangsteam. Wenn Sie während der Saison wechseln müssen, planen wir die parallele Nutzung des alten und neuen Systems, sodass keine einzige Buchung verloren geht.
Wie wird der Preis festgelegt?
Wir erheben keine Provision pro Buchung oder monatliche Gebühr pro Zimmer. Der Preis wird projektbasiert basierend auf Ihrem Einrichtungstyp, Ihren Kanalintegrationen und den benötigten Funktionen festgelegt und von Anfang an fixiert. Ein System für eine einzelne Villa und das Kanalmanagement eines Hotels mit vielen Zimmern haben nicht das gleiche Budget. Das System amortisiert sich in der Regel innerhalb einer Saison durch die eingesparten Provisionen.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich Booking und Airbnb aufgeben? Nein. Das Ziel ist nicht, die Vermittlungsplattformen aufzugeben, sondern die Abhängigkeit von einem einzigen Kanal zu reduzieren. Das System arbeitet mit diesen Plattformen zusammen, synchronisiert die Kalender und erhöht mit der Zeit Ihren Anteil an direkten Buchungen.
Funktionieren die Kalender wirklich ohne Überschneidungen synchron? Ja. Wir richten eine bidirektionale Synchronisation über die von den Plattformen unterstützten iCal- oder API-Verbindungen ein. Ein auf einem Kanal verkauftes Datum wird auf den anderen geschlossen.
Funktioniert es mit unserer bestehenden Hotelsoftware? Wenn Ihre Hotelmanagement-Software die Datenfreigabe unterstützt, richten wir die Integration ein. Wenn nicht, definieren wir regelmäßige Exporte oder besprechen die Option, den gesamten Prozess in einem einzigen System zu bündeln.
Ist es für ausländische Gäste geeignet? Ja. Die Buchungsseite, automatischen Nachrichten und der Zahlungsschritt sind in mehreren Sprachen und Währungen eingerichtet.
Muss ich eine Anzahlung verlangen? Nein, es ist optional. Es kann auch ein Ablauf eingerichtet werden, der nur Anfragen sammelt, ohne Zahlungen zu verlangen. Wir können jedoch sagen, dass die Stornierungsrate bei Buchungen mit Anzahlung deutlich sinkt.
Können wir mitten in der Saison wechseln? Ja, das können Sie. Wir übertragen die bestehenden Buchungen und planen die Übergangszeit für den parallelen Betrieb.
Wenn Sie berechnet haben, wie viel Ihrer Buchungen mit Provisionen kommen, lassen Sie uns über den Rest sprechen. Beschreiben Sie Ihre Einrichtung und Vertriebskanäle, und wir ermitteln gemeinsam den passenden Umfang und einen klaren Preis.