Wenn der Lagerbestand an einem Ort, die Aufträge an einem anderen Ort und die Debitorenbuchhaltung beim Buchhalter liegen, weiß niemand genau, wie viele Artikel noch vorhanden sind. Diese Ungewissheit hat Konsequenzen: unverkaufte Waren binden Kapital, während vermeintlich vorhandene Waren tatsächlich fehlen und Aufträge storniert werden.
Bei Baksoft verkaufen wir Ihnen kein vorgefertigtes ERP-Paket. Wir hören zu, wie Ihr Lager funktioniert, wie Aufträge bearbeitet werden und welche Berichte Sie jeden Morgen benötigen, und entwickeln ein Lager- und Auftragsverfolgungssystem, das auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Warum funktioniert die Lagerverfolgung mit Excel irgendwann nicht mehr?
Das Hauptproblem bei der Lagerverfolgung in Excel ist nicht die Formel, sondern die Gleichzeitigkeit. Während Waren das Lager verlassen, werden dieselben Waren verkauft, und die beiden Datensätze überschreiben sich, wodurch die Zahlen in der Datei von der Realität abweichen. Sobald dies geschieht, gibt es kein Zurück mehr, und niemand vertraut den Zahlen, sondern geht ins Lager, um nachzuschauen.
Wenn die Auftragsverfolgung hinzukommt, wird es noch chaotischer. Welcher Auftrag bearbeitet wird, welcher versandt wurde und wann Lieferungen von welchem Lieferanten eintreffen, wird zu Informationen, die niemand gemeinsam sieht. Die Hauptaufgabe eines Lagerverfolgungssystems besteht darin, trotz vieler gleichzeitiger Benutzer die richtigen Zahlen zu bewahren.
Was gewinnen Sie mit einem maßgeschneiderten ERP-System gegenüber einem vorgefertigten ERP?
Vorgefertigte ERP-Pakete sind leistungsstark, aber allgemein gehalten. Die Einrichtung dauert Monate, Beraterhonorare sind teurer als die Software selbst, und Sie zahlen separate Lizenzen für jedes neue Modul und jeden neuen Benutzer. Noch wichtiger ist, dass die speziellen Prozesse, die Ihr Geschäft auszeichnen, oft nicht im Paket enthalten sind und diese Aufgaben wieder in Excel erledigt werden.
In einem maßgeschneiderten System gibt es nur die Bildschirme, die Sie benötigen. Ihr Lagerfluss, Ihre Auftragsbestätigungsschritte und Ihre Berichte werden entsprechend Ihrer Arbeitsweise eingerichtet. Die Kosten steigen nicht mit der Anzahl der Benutzer, die Daten bleiben in Ihrer kontrollierten Infrastruktur, und Sie müssen nicht in der Warteschlange stehen, um den Entwickler zu erreichen, wenn sich die Anforderungen ändern.
Was bietet das System?
Lager- und Lagerverwaltung
Produktkarten, Varianten, Einheitenumrechnungen und Mehrlagerstruktur. Der Bestand jedes Produkts in jedem Lager und Regal ist in Echtzeit sichtbar. Automatische Warnungen und Bestellvorschläge für Produkte, die kritische Bestandsniveaus erreichen.
Zählung und Bewegung mit Barcode
Wareneingang, Transfer, Versand und Zählung erfolgen mit Barcode-Scanner oder Handykamera. Manuelle Eingabefehler werden eliminiert, und die Jahresendzählung dauert Minuten statt Tage.
Auftragsverfolgung
Verkaufsaufträge werden vom Eingang bis zur Lieferung schrittweise verfolgt. Bearbeitete, fehlende und versandte Aufträge sind separat sichtbar. Auf der Einkaufsseite wird verfolgt, wann Bestellungen eintreffen und welche Teile bereits geliefert wurden.
Debitoren und Lieferanten
Schulden und Fälligkeitstracking, Zahlungshistorie für Kunden und Lieferanten. Lieferantenpreislisten können verglichen werden, und Kaufentscheidungen basieren auf Zahlen.
Chargen-, Los- und Verfallsdatum
Für Lebensmittel, medizinische und chemische Produkte wird Chargenverfolgbarkeit gewährleistet. Lagerbestände mit nahendem Verfallsdatum werden vorher gewarnt, und Rückrufe können mit einem einzigen Bericht durchgeführt werden.
Berichterstattung
Lagerumschlagsgeschwindigkeit, tote Bestände, produktbezogene Rentabilität, Lieferantenleistung und periodische Verkaufsvergleiche. Manager sehen, welche Produkte Gewinne bringen und welche Kapital binden, basierend auf Zahlen, nicht auf Schätzungen.
Integrationen
E-Rechnungs- und e-Lieferscheinanbieter, Buchhaltungssoftware, E-Commerce-Website und Marktplatz-Shops werden mit dem System verbunden. Wenn ein Verkauf über einen Kanal erfolgt, wird der Bestand in allen Kanälen gleichzeitig aktualisiert, und das Risiko, dasselbe Produkt zweimal zu verkaufen, wird eliminiert.
Welche Unternehmen nutzen es?
Wir haben Systeme für Großhandel und B2B-Handel mit Händlerauftragsbildschirmen, Produktion mit Rezept- und Rohstoffverfolgung, Einzelhandel mit Lagerbestandssichtbarkeit zwischen Filialen, medizinische und zahnmedizinische Versorgung mit Chargenverfolgung und E-Commerce mit mehrkanaliger Lagerbestandssynchronisation entwickelt. Die Produkte mögen unterschiedlich sein, aber das Grundbedürfnis ist das gleiche: jederzeit zu wissen, was Sie haben und wohin es geht.
Wie läuft der Prozess ab?
Zuerst analysieren wir Ihren aktuellen Workflow. Wo kommen die Waren herein, wer bearbeitet sie, wo gehen Informationen verloren – wir besprechen dies vor Ort. Dann klären wir die Bildschirmentwürfe und den Umfang und geben ein Festpreisangebot. Während der Entwicklung zeigen wir regelmäßig Arbeitsversionen. Bei der Übergabe migrieren wir Ihre bestehenden Produkt-, Lager- und Debitorendaten ins System und bieten separate Schulungen für Ihr Lager- und Verkaufsteam an.
Wir schalten das System in der Regel schrittweise ein. Zuerst werden Lager und Aufträge aktiviert, während das Unternehmen sich daran gewöhnt, werden Debitoren, Einkauf und Berichterstattung hinzugefügt. So wird weder Ihr Geschäft unterbrochen, noch ist Ihr Team plötzlich mit einer neuen Software allein gelassen.
Wie wird der Preis festgelegt?
Wir berechnen keine monatlichen Lizenzgebühren pro Benutzer. Der Preis wird projektbasiert nach den benötigten Modulen, Integrationen und der Größe der Datenmigration festgelegt und im Voraus fixiert. Ein einfaches Lagerverfolgungspanel mit einem Lager und eine Struktur mit Produktion und mehrkanaligem Verkauf haben nicht das gleiche Budget, daher geben wir den genauen Preis erst nach der Analyse Ihrer Bedürfnisse an. Das erste Gespräch und die Voranalyse sind kostenlos.
Häufig gestellte Fragen
Ist ERP dasselbe wie ein Lagerverfolgungsprogramm? Ein Lagerverfolgungsprogramm verwaltet nur den Wareneingang und -ausgang. ERP vereint Lager, Aufträge, Einkauf, Debitorenbuchhaltung und Berichterstattung in einem System. Die meisten Unternehmen beginnen mit der Lagerverfolgung und fügen bei Bedarf weitere Module hinzu.
Können unsere bestehenden Lager- und Debitorendaten migriert werden? Ja. Ihre Excel-Dateien oder Datensätze aus Ihrem aktuellen Programm werden ins System migriert. Dies ist ein standardmäßiger Teil des Übergabeprozesses.
Funktioniert es mit unserer E-Rechnungs- und Buchhaltungssoftware? Ja. Wir integrieren gängige E-Rechnungsanbieter und Buchhaltungssoftware. Wenn Ihr Programm API-Unterstützung bietet, wird die Verbindung problemlos hergestellt, andernfalls definieren wir eine alternative Übertragungsmethode.
Ist ein Barcode-Scanner erforderlich? Erforderlich ist er nicht, aber wir empfehlen ihn. Das System funktioniert auch mit manueller Eingabe. Bei Verwendung von Barcodes sinken die Zählzeit und die Fehlerrate deutlich. Wenn Sie kein separates Gerät kaufen möchten, kann auch die Handykamera verwendet werden.
Wird unser Lagerbestand auf Marktplätzen automatisch aktualisiert? Ja. Eine Zweiweg-Synchronisation mit Ihrem Marktplatz und Ihrer E-Commerce-Website kann eingerichtet werden. Wenn ein Verkauf über einen Kanal erfolgt, wird der Bestand in allen Kanälen aktualisiert.
Wird unser Lagerteam Schwierigkeiten haben, es zu verwenden? Wir halten die Lagerbildschirme einfach, und tägliche Aufgaben werden mit wenigen Klicks erledigt. Bei der Übergabe bieten wir Schulungen vor Ort an und stehen in den ersten Wochen zur Verfügung.
Wenn Sie Lager- und Auftragsverfolgung einführen möchten, lassen Sie uns zuerst Ihren aktuellen Workflow besprechen. Erklären Sie Ihre Bedürfnisse, und wir erstellen gemeinsam den passenden Umfang und einen klaren Preis.