Если запасы в одном месте, заказы в другом, а расчетные счета у бухгалтера, значит, никто точно не знает, сколько единиц каждого товара осталось. Эта неопределенность имеет двойные последствия: непроданный товар замораживает капитал на полках, а товар, который, как предполагается, есть в наличии, на самом деле отсутствует, что приводит к отмене заказов.
Мы в Baksoft не продаем готовые ERP-пакеты. Мы слушаем, как работает ваш склад, через какие руки проходит заказ и какие отчеты вы ищете каждое утро, и разрабатываем систему учета запасов и заказов, соответствующую вашему бизнес-процессу.
Почему учет запасов в Excel перестает работать?
Основная проблема учета запасов в Excel — не формулы, а синхронизация. Когда товар выходит со склада, он же продается в точке продаж, две записи перезаписывают друг друга, и цифры в файле расходятся с реальностью. Как только это происходит, восстановить данные невозможно, все перестают доверять инвентаризации и начинают проверять склад вручную.
Когда добавляется отслеживание заказов, ситуация усугубляется. Информация о том, какой заказ готовится, какой отправлен и когда ожидается поставка от поставщика, становится недоступной для всех. Основная задача системы учета запасов — поддерживать единые и точные данные, даже когда над ними работают несколько человек одновременно.
Что дает индивидуальное ERP вместо готового решения?
Готовые ERP-пакеты мощные, но универсальные. Их внедрение занимает месяцы, консультационные услуги стоят дороже самого ПО, а за каждый новый модуль и пользователя нужно платить отдельно. Что еще важнее, уникальные процессы, которые отличают ваш бизнес, обычно отсутствуют в пакете, и в итоге эти задачи снова выполняются в Excel.
В индивидуальной системе есть только те экраны, которые вам нужны. Потоки склада, этапы утверждения заказов и отчеты настраиваются под ваш рабочий процесс. С ростом числа пользователей ваши затраты не увеличиваются, данные хранятся в инфраструктуре под вашим контролем, и вам не нужно ждать в очереди, чтобы доработать систему при изменении потребностей.
Что входит в систему?
Управление запасами и складом
Карточки товаров, варианты, конвертация единиц и мультискладовая структура. Видно, сколько единиц каждого товара находится на каком складе и на какой полке. Для товаров, достигших критического уровня, система автоматически выдает предупреждения и рекомендации по заказу.
Инвентаризация и перемещения по штрих-коду
Приемка, перемещения, отгрузка и инвентаризация выполняются с помощью сканера штрих-кодов или камеры телефона. Ошибки ручного ввода исключаются, годовая инвентаризация занимает минуты вместо дней.
Отслеживание заказов
Заказы на продажу отслеживаются поэтапно от момента создания до доставки. Видно, какие заказы готовы, какие не укомплектованы и какие отправлены. На стороне закупок отслеживается, когда ожидается поставка и какая часть уже получена.
Расчетные счета и поставщики
Состояние дебиторской и кредиторской задолженности по клиентам и поставщикам, контроль сроков и история платежей. Можно сравнивать прайс-листы поставщиков и принимать решения на основе цифр.
Партии, серии и сроки годности
Обеспечивается прослеживаемость по партиям для пищевых, медицинских и химических продуктов. Система предупреждает о приближающихся сроках годности, а при необходимости отзыв можно выполнить одним отчетом.
Отчетность
Скорость оборачиваемости запасов, неликвидные остатки, рентабельность по продуктам, эффективность поставщиков и сезонные сравнения продаж. Руководитель видит, какой товар приносит прибыль, а какой замораживает капитал, не на основе предположений, а на основе цифр.
Интеграции
Подключаем вашего провайдера электронных счетов и накладных, бухгалтерскую программу, интернет-магазин и маркетплейсы. При продаже через один канал запасы обновляются на всех каналах одновременно, исключая риск двойной продажи одного товара.
Какие компании используют систему?
Мы разрабатывали решения для оптовой и B2B-торговли (экран заказов дилеров), производства (учет рецептур и сырья), розницы (видимость запасов между филиалами), медицинских и стоматологических поставок (отслеживание партий), электронной коммерции (многоканальная синхронизация запасов). Хотя продукты различаются, базовая потребность одинакова: всегда знать, что у вас есть и куда это направляется.
Как проходит процесс?
Сначала мы анализируем ваш текущий поток. Где поступает товар, через кого проходит, в какой точке теряется информация — обсуждаем это на месте. Затем уточняем макеты экранов и объем работ, после чего предоставляем предложение с фиксированной ценой. В ходе разработки регулярно демонстрируем рабочую версию. При передаче системы переносим ваши текущие данные о продуктах, запасах и расчетных счетах, а также проводим отдельное обучение для складского и торгового персонала.
Обычно мы вводим систему поэтапно. Сначала запускаются учет запасов и заказов, а по мере адаптации бизнеса добавляются расчетные счета, закупки и отчетность. Таким образом, ваш бизнес не останавливается, и команда не остается один на один с новым ПО.
Как определяется цена?
Мы не берем ежемесячную плату за пользователя. Цена определяется на основе необходимых вам модулей, интеграций и объема переноса данных, фиксируется заранее и не меняется. Простая панель учета запасов для одного склада и система для производства с многоканальными продажами не могут стоить одинаково, поэтому точную цифру мы называем после анализа ваших потребностей. Первая консультация и предварительный анализ бесплатны.
Часто задаваемые вопросы
ERP и программа учета запасов — это одно и то же?Программа учета запасов управляет только поступлением и расходом товаров. ERP объединяет учет запасов, заказов, закупок, расчетных счетов и отчетность в одной системе. Большинство компаний начинают с учета запасов и добавляют другие модули по мере роста потребностей.
Можно ли перенести наши текущие данные о запасах и расчетных счетах?Да. Ваши Excel-файлы или записи из текущей программы переносятся в систему. Это стандартная часть процесса передачи.
Будет ли система работать с нашей электронной отчетностью и бухгалтерской программой?Да. Мы интегрируемся с распространенными провайдерами электронных счетов и бухгалтерскими программами. Если ваша программа поддерживает API, подключение выполняется без проблем, в противном случае мы определяем альтернативный метод передачи данных.
Обязателен ли сканер штрих-кодов?Не обязателен, но рекомендуется. Система работает и с ручным вводом, но использование штрих-кодов значительно сокращает время инвентаризации и количество ошибок. Если вы не хотите покупать отдельное устройство, можно использовать камеру телефона.
Запасы на маркетплейсах обновляются автоматически?Да. Можно настроить двустороннюю синхронизацию с маркетплейсами и интернет-магазином. При продаже через один канал запасы уменьшаются на всех каналах.
Будет ли нашей складской команде сложно пользоваться системой?Мы делаем складские экраны простыми: несколько ежедневных операций выполняются в одно касание. При передаче системы проводим обучение на месте и поддерживаем вас в первые недели.
Если вы хотите наладить учет запасов и заказов, давайте сначала обсудим ваш текущий процесс. Расскажите о своих потребностях, и мы вместе определим подходящий объем работ и точную цену.