Si el inventario está en un lugar, los pedidos en otro y las cuentas corrientes con el contador, nadie sabe exactamente cuántas unidades quedan de cada producto. Esta incertidumbre tiene un costo doble: los productos no vendidos ocupan capital en el estante, y lo que se cree que está disponible en realidad no existe, lo que lleva a la cancelación de pedidos.
En Baksoft, no le vendemos un paquete ERP prefabricado. Escuchamos cómo funciona su almacén, por qué manos pasan los pedidos y qué informes busca cada mañana, para desarrollar un sistema de seguimiento de inventario y pedidos adaptado a su operativa.
¿Por qué el seguimiento de inventario en Excel deja de funcionar en algún momento?
El problema principal en el seguimiento de inventario con Excel no son las fórmulas, sino la simultaneidad. Mientras un producto sale del almacén, el mismo producto se vende, los dos registros se sobrescriben y los números en el archivo se desvían de la realidad. Una vez que se desvían, no se recuperan, todos pierden confianza en el conteo y empiezan a verificar visualmente en el almacén.
Cuando se añade el seguimiento de pedidos, la situación empeora. Qué pedido se está preparando, cuál se ha enviado y cuándo llegará el material de qué proveedor se convierte en información que nadie comparte. La función básica de un sistema de seguimiento de inventario es mantener una única cifra correcta, aunque muchas personas trabajen simultáneamente.
¿Qué ventajas tiene un ERP personalizado frente a uno prefabricado?
Los paquetes ERP prefabricados son potentes pero genéricos. Su implementación lleva meses, el costo de consultoría supera al del software, y se paga una licencia separada por cada nuevo módulo y usuario. Además, ese proceso único que distingue su negocio generalmente no está incluido, y al final ese trabajo sigue haciéndose en Excel.
En un sistema desarrollado a medida, solo hay pantallas que usará. El flujo de su almacén, los pasos de aprobación de pedidos y sus informes se configuran según su forma de trabajar. El costo no se multiplica al aumentar usuarios, los datos están en su infraestructura controlada, y no espera cola para contactar al desarrollador cuando cambien sus necesidades.
¿Qué incluye el sistema?
Gestión de inventario y almacén
Fichas de producto, variantes, conversiones de unidades y estructura multi-almacén. Se ve al instante cuántas unidades hay de cada producto, en qué almacén y estante. Alertas automáticas y sugerencias de pedido para productos en nivel crítico.
Conteo y movimientos con código de barras
Recepción, transferencia, envío y conteo se realizan con lector de códigos o cámara de teléfono. Se eliminan errores por entrada manual, y el inventario anual lleva minutos, no días.
Seguimiento de pedidos
Los pedidos de venta se siguen etapa por etapa desde su ingreso hasta la entrega. Pedidos preparados, pendientes y enviados se ven por separado. En compras, se sigue cuándo llegará el pedido y qué parte se ha recibido.
Cuentas corrientes y proveedores
Estado de deudas y créditos por cliente/proveedor, seguimiento de vencimientos e historial de pagos. Se comparan listas de precios de proveedores para decidir compras basadas en datos.
Lote, serie y fecha de caducidad
En alimentos, médicos y químicos, se garantiza trazabilidad por lote. Alertas anticipadas para stock próximo a caducar, y retirada con un solo informe si es necesario.
Informes
Velocidad de rotación, stock obsoleto, rentabilidad por producto, desempeño de proveedores y comparativas de ventas periódicas. El directivo ve qué producto genera ganancias y cuál ata capital, con datos, no suposiciones.
Integraciones
Su proveedor de factura electrónica, software contable, sitio e-commerce y tiendas en marketplaces se conectan al sistema. Al vender en un canal, el inventario se actualiza simultáneamente en todos, eliminando el riesgo de vender dos veces el mismo producto.
¿Qué empresas lo usan?
Hemos desarrollado sistemas para: pantallas de pedidos en comercio mayorista y B2B, seguimiento de fórmulas y materias primas en producción, visibilidad inter-sucursal en retail, trazabilidad por lote en suministros médicos, y sincronización multi-canal en e-commerce. Aunque el producto varíe, la necesidad básica es la misma: saber en todo momento qué tiene y hacia dónde va.
¿Cómo funciona el proceso?
Primero mapeamos su flujo actual: dónde entra el material, por qué manos pasa, en qué punto se pierde información, lo hablamos in situ. Luego definimos los diseños de pantalla y alcance, y presentamos una propuesta de precio fijo. Durante el desarrollo, mostramos versiones funcionales regularmente. En la entrega, migramos sus datos de productos, inventario y cuentas corrientes al sistema, y capacitamos por separado a los equipos de almacén y ventas.
Suele implementarse por etapas. Primero entra en funcionamiento inventario y pedidos; mientras la empresa se adapta, se añaden cuentas corrientes, compras e informes. Así, ni su operación se detiene ni su equipo queda abruptamente frente a un software nuevo.
¿Cómo se determina el precio?
No cobramos licencias mensuales por usuario. El precio se fija por proyecto, según módulos, integraciones y volumen de migración de datos necesarios, y se acuerda desde el inicio. Un panel básico de inventario mono-almacén y una estructura con producción y ventas multi-canal no caben en el mismo presupuesto, por eso damos cifras exactas tras entender sus necesidades. La primera reunión y análisis preliminar son gratuitos.
Preguntas frecuentes
¿ERP y software de inventario son lo mismo? Un software de inventario solo gestiona entradas y salidas. Un ERP integra inventario, pedidos, compras, cuentas corrientes e informes en un sistema. Muchas empresas empiezan con inventario y añaden módulos según crecen sus necesidades.
¿Se pueden migrar nuestros datos actuales de inventario y cuentas? Sí. Los registros de sus archivos Excel o del software actual se migran al sistema. Es parte estándar del proceso de entrega.
¿Funciona con nuestra factura electrónica y software contable? Sí. Integramos con proveedores de e-factura y software contable comunes. Si su programa tiene API, la conexión es directa; si no, definimos un método alternativo de transferencia.
¿Es obligatorio el lector de códigos de barras? No es obligatorio, pero lo recomendamos. El sistema funciona con entrada manual, pero el uso de códigos reduce drásticamente tiempo de conteo y tasa de errores. Si no quiere un dispositivo aparte, puede usarse la cámara del teléfono.
¿Se actualiza automáticamente nuestro stock en marketplaces? Sí. Puede establecerse sincronización bidireccional con su e-commerce y marketplaces. Al vender en un canal, el stock baja en los demás.
¿A nuestro equipo de almacén le costará usarlo? Las pantallas de almacén son simples, con las pocas operaciones diarias accesibles en un toque. Damos capacitación in situ durante la entrega, y estamos disponibles las primeras semanas.
Si quiere establecer un seguimiento sólido de inventario y pedidos, hablemos primero de su flujo actual. Cuéntenos sus necesidades, definamos juntos el alcance adecuado y una tarifa clara.