A medida que aumenta el número de clientes, el seguimiento se vuelve más difícil. Las respuestas a preguntas como quién llamó cuándo, dónde quedó una oferta o a quién se le debe responder se dispersan en archivos de Excel, grupos de WhatsApp y la memoria de algunas personas. A partir de este punto, los negocios se pierden no por un mal servicio, sino por falta de seguimiento.
En Baksoft, no intentamos adaptar un paquete CRM predefinido a tus necesidades. Escuchamos cómo trabajas y desarrollamos un sistema de seguimiento de clientes según tu proceso. No pagas por cientos de funciones que no usas, y no te falta ninguna pantalla que necesites.
¿Por qué el seguimiento de clientes en Excel se bloquea en algún momento?
Excel funciona al principio. Pero cuando varias personas abren el mismo archivo, las versiones se superponen, las filas eliminadas por error no se recuperan y no se sabe quién cambió qué y cuándo. No se pueden configurar recordatorios, por lo que el seguimiento depende completamente de la memoria de la persona. Cuando alguien deja el equipo, el historial del cliente también se va con él.
La diferencia fundamental entre un programa de seguimiento de clientes y Excel es esta: los datos se almacenan en un solo lugar, todo lo que se hace queda registrado y el sistema te recuerda. Incluso si olvidas hacer una llamada, el sistema no lo olvida.
¿Qué ganas con un CRM personalizado en lugar de uno predefinido?
Los CRM predefinidos en el mercado están diseñados para un proceso de ventas genérico. El seguimiento de carteras de una oficina inmobiliaria, las citas de pacientes de una clínica o el proceso de muestras y contenedores de un exportador no encajan en este molde. Como resultado, o cambias tu forma de trabajar para adaptarte al software, o la mitad del software queda sin usar.
En un CRM desarrollado específicamente para ti, tú defines los campos, las etapas y los informes. No hay tarifas de licencia mensuales por usuario, y tu costo no aumenta a medida que crece el equipo. Los datos se almacenan en tu propio servidor o en la infraestructura que elijas, y no dependes de la política de precios de una empresa externa. Si las necesidades cambian, se pueden agregar nuevos módulos, porque tú eres el dueño del código.
¿Qué incluye el sistema?
Tarjeta de cliente e historial de comunicación
Una sola tarjeta para cada cliente. La información de contacto, el historial de conversaciones, las ofertas enviadas, las notas y los archivos están en una sola pantalla. Cuando un nuevo representante comienza, puede leer la historia del cliente en cinco minutos.
Embudo de ventas y seguimiento de oportunidades
Todas las etapas, desde el primer contacto hasta la venta cerrada, en un panel visual. Se puede ver en qué etapa se atasca cada negocio y cuántos negocios es probable que se cierren a fin de mes con un solo vistazo.
Tareas, recordatorios y citas
Se define el siguiente paso para cada cliente. El sistema alerta a la persona correspondiente cuando es el momento. No se olvidan las respuestas pendientes.
Ofertas y contratos
Se crean ofertas basadas en plantillas, se descargan en PDF o se envían directamente. Se sigue qué oferta se ha visto y en qué etapa está.
Informes y panel de control
Rendimiento de ventas por representante, tasa de conversión por fuente, ingresos mensuales y comparación de objetivos. El gerente ve el estado sin necesidad de reuniones al abrir la pantalla.
Autorización
Quién puede ver y cambiar qué datos se configura según el rol. El representante de ventas solo ve su propia cartera, el gerente tiene acceso completo.
Integraciones
WhatsApp, correo electrónico, formularios de contacto del sitio web, tu programa de contabilidad o proveedor de factura electrónica pueden conectarse al sistema. Los formularios del sitio web se registran directamente como clientes potenciales en el sistema.
¿En qué sectores se utiliza?
Hemos desarrollado sistemas para el seguimiento de carteras y emparejamiento de compradores en oficinas inmobiliarias, seguimiento de pacientes y citas en clínicas, reservas y historial de huéspedes en empresas turísticas, seguimiento de candidatos en instituciones educativas y gestión de pedidos y distribuidores en comercio mayorista. Aunque los procesos son diferentes, la lógica es la misma: la información correcta, en la persona correcta, en el momento correcto.
¿Cómo funciona el proceso?
Primero te escuchamos. Identificamos tu forma de trabajo actual, los archivos que usas y los puntos donde pierdes más tiempo. Luego, clarificamos el borrador de las pantallas y el alcance, y te ofrecemos una propuesta de precio fijo. Durante el desarrollo, te mostramos regularmente la versión funcional, no desaparecemos durante un mes detrás de puertas cerradas. En la entrega, migramos tus datos existentes al sistema y capacitamos a tu equipo. Luego, el soporte y el desarrollo continúan.
Un proyecto típico de sistema de seguimiento de clientes se entrega en tres a ocho semanas, según el alcance.
¿Cómo se determina el precio?
No cobramos una tarifa mensual por usuario. El precio se determina en función de los módulos e integraciones que necesitas y se fija desde el principio. Un panel simple de seguimiento de clientes para un equipo pequeño y la gestión de procesos de una estructura con múltiples sucursales no tendrán el mismo presupuesto, por lo que solo podemos dar un precio real después de escuchar tus necesidades. La reunión y el análisis preliminar son gratuitos.
Preguntas frecuentes
¿CRM y programa de seguimiento de clientes son lo mismo? En gran medida, sí. CRM es la abreviatura en inglés de "gestión de relaciones con clientes". En Turquía, el mismo software también se conoce como programa de seguimiento de clientes, sistema de seguimiento de ventas o software de gestión de clientes.
¿Se pueden migrar nuestros datos actuales de Excel? Sí. Migramos los registros de Excel, Google Sheets o cualquier otro programa que uses al sistema. Este proceso es parte estándar de la entrega y no se cobra por separado.
¿Dónde se almacenan los datos? Pueden almacenarse en tu propio servidor, en un servidor que alquiles o en la infraestructura que gestionamos. La decisión es tuya. En cualquier caso, los datos son tuyos y puedes exportarlos completamente cuando lo desees.
¿Se puede usar desde el teléfono? Sí. La interfaz se desarrolla de manera compatible con móviles, el equipo en el campo puede abrir registros y agregar notas desde el teléfono. Si es necesario, también se puede desarrollar una aplicación móvil separada.
¿Se pueden agregar nuevas funciones más adelante? El sistema se configura desde el principio para crecer. A medida que cambian tus necesidades, se pueden agregar nuevos módulos, informes o integraciones.
¿A nuestro equipo le resultará difícil usarlo? Diseñamos las pantallas con los términos que usas, sin agregar campos innecesarios. En la entrega, capacitamos a tu equipo y estamos contigo durante las primeras semanas.
Si quieres organizar el seguimiento de clientes, primero hablemos de cómo trabajas. Cuéntanos tus necesidades y juntos determinaremos el alcance adecuado y un precio claro.