La mayoría de los negocios de alojamiento no tienen problemas de ocupación, sino de rentabilidad. Una gran parte de las reservas proviene de plataformas intermediarias, y en cada reserva, una parte significativa de los ingresos se destina a comisiones. Incluso si el mismo huésped regresa el próximo año, lo hará nuevamente a través de la misma plataforma y las comisiones seguirán siendo pagadas.
En Baksoft, desarrollamos un sistema de reservas en línea personalizado para tu negocio. Los huéspedes ven la disponibilidad en tu sitio web, el precio y realizan la reserva directamente contigo. El monto que se pagaría a un intermediario se queda en tu bolsillo, y la información del huésped también permanece contigo.
Las plataformas intermediarias son buenas, pero no son suficientes por sí solas
Plataformas como Booking y Airbnb brindan visibilidad y conectan tu establecimiento con huéspedes que no lo conocen. No tiene sentido abandonarlas por completo. El problema es que todas las reservas provienen de un solo canal.
En ese punto, ocurren tres cosas. Primero, pagas una comisión por cada reserva y te ves obligado a inflar tus precios en consecuencia. Segundo, la información de contacto del huésped no está contigo, sino en la plataforma, por lo que no puedes contactarlo directamente la próxima temporada. Tercero, si la plataforma cambia sus reglas o tasas de comisión, no hay nada que puedas hacer al respecto.
La configuración correcta es esta: las plataformas intermediarias se utilizan para atraer nuevos huéspedes, mientras que el canal de reservas directas funciona para los huéspedes recurrentes y aquellos que te encuentran por recomendación. A medida que la participación del segundo canal crece con el tiempo, tu rentabilidad aumenta.
¿Cómo se previenen las dobles reservas?
La pesadilla de cualquier negocio que vende a través de múltiples canales es vender la misma fecha dos veces. En los calendarios gestionados manualmente, esto ocurre tarde o temprano, y el costo es tanto la insatisfacción del huésped como las penalizaciones de la plataforma.
En el sistema que hemos desarrollado, todos los canales están conectados a un único grupo de disponibilidad. Cuando llega una reserva a través de Booking, esa fecha se cierra instantáneamente en tu sitio web y en otros canales. Del mismo modo, una reserva desde tu sitio web también cierra la fecha en las plataformas. La sincronización funciona de manera bidireccional a través de la integración de iCal o el administrador del canal.
¿Qué incluye el sistema?
Gestión de disponibilidad y calendarios
Un calendario separado para cada habitación, villa o bungalow. Disponibilidad basada en rangos de fechas, días bloqueados, cierres por mantenimiento y reglas de estancia mínima. El administrador ve la ocupación de todo el establecimiento en una sola pantalla.
Reglas de precios
Se definen reglas de precios según la temporada, días de semana, duración de la estancia, número de personas y tasa de ocupación. Descuentos por reserva anticipada, precios de última hora y descuentos por estancias largas se aplican automáticamente. El sistema calcula el precio correcto por sí mismo, eliminando la necesidad de ingresar precios uno por uno al inicio de la temporada.
Pago y depósito
Se recauda un depósito o el pago completo durante la reserva. El saldo restante puede cobrarse al momento del check-in, en una fecha específica automáticamente o manualmente. La infraestructura de pago funciona integrada con proveedores locales, y la información de la tarjeta no se almacena contigo.
Política de cancelación y reembolso
Se establecen reglas sobre cuántos días antes se puede cancelar sin cargo, si el depósito es reembolsable y el derecho a cambiar fechas. El huésped realiza el proceso por sí mismo, eliminando la necesidad de negociar por teléfono.
Estructura multilingüe y con múltiples monedas
La pantalla de reservas y los mensajes automáticos funcionan en varios idiomas. Los huéspedes extranjeros realizan la reserva en su idioma y ven el precio en su moneda, con la conversión de divisas realizada al tipo de cambio actual. Esta es la característica que más aumenta la tasa de reservas directas para establecimientos que reciben huéspedes internacionales.
Comunicación con el huésped
Se envían automáticamente mensajes de confirmación de reserva, recordatorios de pago, indicaciones de llegada e información del establecimiento antes del check-in, y mensajes de agradecimiento y evaluación después del check-out. Estos mensajes se envían bajo tu marca, sin intermediarios.
Registros de huéspedes y normativas
La información de los huéspedes, estancias anteriores y notas se almacenan en el sistema. Los datos necesarios para las obligaciones de notificación de identidad se reportan de manera regular y pueden transferirse a tu software de gestión hotelera o sistema contable. Los flujos de consentimiento y notificación conforme a la KVKK se integran en el paso de reserva.
Informes
Tasa de ocupación, precio promedio por noche, distribución de ingresos por canal y comparación de costos de comisión. Ves cómo aumenta tu tasa de reservas directas mes a mes.
¿Qué negocios lo utilizan?
Hemos configurado el sistema para hoteles boutique, empresas de alquiler de villas y casas de vacaciones, pensiones y apartamentos, bungalows y campings, empresas de alquiler de barcos y operadores de tours diarios. Aunque el tipo de establecimiento varía, la necesidad básica sigue siendo la misma: disponibilidad correcta, precio correcto y venta directa sin comisiones.
¿Cómo funciona el proceso?
Primero, analizamos tus canales de venta actuales y tu lógica de precios. ¿En qué plataformas estás listado? ¿Cómo determinas los precios? ¿Cuál es tu política de cancelación? Hablamos de todo esto. Luego, clarificamos el flujo de reservas y el alcance, y te ofrecemos una propuesta de precio fijo.
Durante el desarrollo, te mostramos regularmente la versión en funcionamiento. Al entregar, configuramos la sincronización de canales, transferimos tus reservas actuales al sistema y capacitamos a tu equipo de recepción. Si necesitas hacer la transición durante la temporada, planificamos para que los sistemas antiguo y nuevo funcionen en paralelo durante un tiempo, sin perder ni una sola reserva.
¿Cómo se determina el precio?
No cobramos comisiones por reserva ni tarifas mensuales por habitación. El precio se determina por proyecto según el tipo de establecimiento, las integraciones de canales y las características que necesitas, y se fija desde el principio. El sistema para una sola villa no tiene el mismo presupuesto que la gestión de canales para un hotel con muchas habitaciones. Generalmente, el sistema se amortiza con el ahorro en comisiones que pagarías en una temporada.
Preguntas frecuentes
¿Debo dejar de usar Booking y Airbnb? No. El objetivo no es abandonar las plataformas intermediarias, sino liberarse de la dependencia exclusiva. El sistema funciona junto con esas plataformas, mantiene los calendarios sincronizados y aumenta tu tasa de reservas directas con el tiempo.
¿Los calendarios realmente se sincronizan sin conflictos? Sí. Configuramos la sincronización bidireccional a través de conexiones iCal o API compatibles con las plataformas. Una fecha vendida en un canal se cierra en los demás.
¿Funciona con nuestro software hotelero actual? Si tu software de gestión hotelera tiene soporte para compartir datos, configuramos la integración. Si no lo tiene, definimos una transferencia regular a través de exportación o discutimos la opción de consolidar todo el proceso en un solo sistema.
¿Es adecuado para huéspedes extranjeros? Sí. La pantalla de reservas, los mensajes automáticos y el paso de pago se configuran para funcionar en varios idiomas y monedas.
¿Debo cobrar un depósito? No, es opcional. También se puede configurar un flujo que solo recopila solicitudes sin cobrar un pago. Sin embargo, podemos decir que las reservas con depósito tienen una tasa de cancelación significativamente menor.
¿Podemos hacer la transición en medio de la temporada? Sí. Transferimos las reservas actuales y planificamos el período de transición para que los sistemas funcionen en paralelo.
Si ya has calculado cuánto de tus reservas llega con comisiones, hablemos del resto. Cuéntanos sobre tu establecimiento y tus canales de venta, y juntos determinaremos el alcance adecuado y un precio claro.