В компаниях работу обычно замедляет не сама работа, а ожидание вокруг нее. Заявка на отпуск может три дня ходить по подписям. Утверждение закупки пишут в WhatsApp, а потом никто не может найти это сообщение. Чтобы узнать, на каком столе лежит документ, нужно спросить трех человек.
В Baksoft мы разрабатываем систему рабочих процессов и утверждений, которая устраняет эти ожидания, работая по правилам вашей компании. Заявка попадает в систему, автоматически направляется следующему человеку, напоминает о задержках и сохраняет запись каждого шага.
Если симптомы знакомы, проблема в процессе
Если вам приходится вводить одни и те же данные в несколько мест, искать людей, чтобы узнать, где находится заявка, если работа полностью останавливается, когда утверждающий в отпуске, или если никто не знает, кто утвердил документ, проблема не в сотрудниках, а в самом процессе.
Стоимость этой картины обычно невидима. Никто не выставляет счет за «ожидание утверждения», но задержки, повторяющиеся задачи и забытые заявки каждый месяц эквивалентны работе одного сотрудника. Автоматизация рабочих процессов делает эти скрытые затраты видимыми и устраняет большую их часть.
Какие процессы можно автоматизировать?
Заявки на отпуск и сверхурочные
Сотрудник создает заявку в системе, она попадает к руководителю, после утверждения отражается в HR и зарплате. Оставшиеся дни отпуска рассчитываются автоматически, никто не должен проверять календарь.
Заявки на закупку и их утверждение
Заявка создается, и в зависимости от суммы определяется, до какого уровня требуется утверждение. Заявки ниже определенной суммы завершаются на уровне руководителя отдела, выше — идут к генеральному директору. Предложения прикрепляются к заявке, решение и его обоснование фиксируются.
Процесс расходов и авансов
Сотрудник фотографирует чек с телефона и создает заявку. Цепочка утверждений работает, бухгалтерия видит шаг оплаты в системе. В конце месяца все расходы отображаются в отчете, а не в конверте.
Утверждение предложений и контрактов
Подготовленное предложение или контракт проходит утверждение в соответствующих отделах перед подписанием. Мнения юридического отдела, бухгалтерии и руководства собираются на одном экране, а не теряются в цепочке писем.
Управление документами
Учет входящих и исходящих документов, отслеживание версий и централизованный архив. Больше не нужно спорить, какая версия документа является последней. Поиск занимает секунды.
Заявки на ремонт, сервис и поддержку
Полевая команда или филиал создает заявку в системе, она назначается соответствующей технической команде, время решения фиксируется. В отчете видно, сколько раз повторялась одна и та же проблема.
Найм и адаптация
Отслеживание кандидатов, этапы собеседований и контрольный список для новых сотрудников: оборудование, учетные записи и обучение. Ни один этап не будет забыт.
Это самые частые процессы, которые мы автоматизируем. Если ваш процесс не в этом списке — не проблема, система разрабатывается под ваш процесс.
Почему индивидуальная система, а не готовое ПО?
Готовые решения мощные, но обычно имеют помесячную оплату за пользователя, и стоимость растет с ростом компании. Важнее то, что большинство таких продуктов работают по своей логике, а не по вашим корпоративным привычкам. В итоге вы либо подстраиваете процессы под ПО, либо создаете неофициальные процессы вне системы.
В индивидуальной системе уровни утверждения, поля форм, правила доступа и отчеты настраиваются под ваш workflow. Вы не платите за дополнительные лицензии при увеличении числа пользователей. Данные хранятся в вашей инфраструктуре, что особенно важно для систем с данными сотрудников и контрактов.
Отслеживаемость и аудит
Каждое действие в системе записывается с информацией о том, кто, когда и с каким содержанием его выполнил. Если через полгода потребуется проверить обоснование решения, запись будет там. Эта структура используется как прямое доказательство при аудитах, сертификациях и процессах ISO.
В части авторизации определяется, кто какие данные может видеть, на основе ролей и отделов. Руководитель отдела видит только заявки своей команды, HR имеет доступ ко всем кадровым процессам, бухгалтерия работает только с этапом оплаты.
Как работает процесс?
Сначала мы анализируем ваши текущие потоки. Где возникает заявка, через кого проходит, где задерживается и где теряется информация — мы обсуждаем это на месте. Обычно даже это обсуждение выявляет картину, которую никто в компании раньше не видел целиком.
Затем мы уточняем макеты экранов и объем, фиксируем цену и внедряем систему не сразу, а процесс за процессом. Начинаем с самого болезненного потока, добавляя остальные по мере адаптации команды. Так не возникает сопротивления, и вы быстрее видите отдачу от инвестиций.
Как определяется цена?
Мы не берем помесячную плату за пользователя. Цена определяется на основе количества автоматизируемых процессов, необходимости интеграций и сложности ролей пользователей, фиксируется заранее. Корпоративная структура с одним потоком утверждений и десятью управляемыми процессами не будет стоить как один бюджет. Первая консультация и анализ процессов бесплатны.
Часто задаваемые вопросы
Можем ли мы сами определять процессы?Да. Уровни утверждения, поля форм и правила настраиваются через панель управления. Вам не нужно обращаться к нам, чтобы добавить новый поток или изменить этап утверждения.
Интегрируется ли система с нашей бухгалтерией или ERP?Если ваше ПО поддерживает обмен данными, мы настроим интеграцию. Если нет, настроим регулярный экспорт.
Можно ли использовать электронную подпись?Да. В этапы процесса можно добавить электронную подпись или интеграцию с KEP. В зависимости от потребностей, некоторые шаги выполняются системой, некоторые — с подписью.
Будут ли у сотрудников трудности с использованием?Мы проектируем экраны с вашей терминологией и избегаем лишних полей. Для большинства сотрудников система сводится к двум действиям: создать заявку, утвердить ее. При внедрении проводим обучение, в первые недели поддерживаем вас.
Где хранятся наши данные?На вашем сервере, арендованном сервере или нашей инфраструктуре — решаете вы. Для систем с данными сотрудников и контрактов стандартно настраивается хранение и доступ в соответствии с KVKK.
Можно ли добавить новые процессы позже?Система изначально разработана для этого. Можно добавлять новые потоки, изменять существующие или включать новые отделы.
Если вы знаете, какая работа чаще всего задерживается в вашей компании, половина дела сделана. Расскажите о процессе, и мы вместе разработаем, как его автоматизировать от начала до конца и сколько это будет стоить.