Lo que ralentiza el trabajo en las empresas generalmente no es el trabajo en sí, sino las esperas alrededor del mismo. Una solicitud de permiso puede tardar tres días mientras circula para firmas. Una aprobación de compra se escribe en WhatsApp y luego nadie puede encontrar ese mensaje. Para saber en qué escritorio está esperando un documento, hay que preguntar a tres personas.
En Baksoft, desarrollamos un sistema de flujo de trabajo y aprobación personalizado según las reglas de su empresa que elimina estas esperas. La solicitud ingresa al sistema, se asigna automáticamente a la siguiente persona, alerta sobre retrasos y registra cada paso.
Si los síntomas te resultan familiares, el problema está en el proceso
Si tienes que ingresar la misma información en múltiples lugares, necesitas contactar a personas para saber dónde está una solicitud, el trabajo se detiene completamente cuando la persona que aprueba está de permiso, o nadie sabe quién aprobó un documento, el problema no está en tus empleados sino en el proceso mismo.
El costo de este escenario suele ser invisible. Nadie emite una factura por "espera de aprobación", pero los retrasos, trabajos repetidos y solicitudes olvidadas equivalen mensualmente a la fuerza laboral de una persona. La automatización de flujos de trabajo hace visible este costo oculto y elimina gran parte del mismo.
¿Qué procesos se automatizan?
Solicitudes de permisos y horas extras
El empleado inicia la solicitud en el sistema, pasa al gerente y, una vez aprobada, se refleja en recursos humanos y nómina. Los días de permiso restantes se calculan automáticamente, nadie necesita revisar el calendario.
Solicitud y aprobación de compras
Se inicia la solicitud, y el nivel de aprobación requerido se define según el monto. Solicitudes por debajo de cierto monto terminan en el jefe de departamento, las superiores van al director general. Las cotizaciones se adjuntan a la solicitud y se registran junto con la justificación de la decisión.
Proceso de gastos y anticipos
El empleado fotografía el recibo con su teléfono e inicia la solicitud. La cadena de aprobación funciona, y contabilidad ve el paso de pago en el sistema. Al final del mes, los gastos de cada quien están en un informe, no en un sobre.
Aprobación de cotizaciones y contratos
La cotización o contrato preparado pasa por la aprobación de las unidades relevantes antes de ir a firma. Las opiniones de legal, contabilidad y gerencia se recopilan en la misma pantalla, sin perderse en cadenas de correo.
Gestión de documentos y archivos
Registro de documentos entrantes y salientes, control de versiones y archivo centralizado. Deja de ser tema de debate cuál es la versión final de un documento. Se accede en segundos mediante búsqueda.
Solicitudes de reparación, servicio y soporte
El equipo de campo o sucursal inicia la solicitud en el sistema, se asigna al equipo técnico relevante y se mide el tiempo de solución. El informe muestra cuántas veces se repite la misma falla.
Contratación y orientación
Seguimiento de candidatos, pasos de entrevista y lista de verificación para equipamiento, cuentas y capacitación del personal recién contratado. Ningún paso se olvida.
Estos son los flujos que implementamos con más frecuencia. Si el nombre de su proceso no está en esta lista, no hay problema, el sistema se desarrolla según el proceso.
¿Por qué un sistema personalizado en lugar de software listo?
Los productos de flujo de trabajo listos son potentes, pero generalmente se facturan por usuario mensual y el costo aumenta con el crecimiento de la empresa. Más importante aún, la mayoría de esos productos funcionan según su propia lógica, no según sus hábitos corporativos. Al final, o adapta sus procesos al software o surge un segundo proceso informal fuera del software.
En un sistema desarrollado específicamente para usted, los niveles de aprobación, campos de formulario, reglas de autorización e informes se configuran según su operativa. No paga licencias adicionales por más usuarios. Los datos residen en su propia infraestructura, crucial para sistemas que manejan datos de personal y contratos.
Trazabilidad y auditoría
Cada operación en el sistema se registra con información sobre quién, cuándo y con qué contenido se realizó. Si necesita justificar una decisión seis meses después, el registro está ahí. Esta estructura se usa como evidencia directa en auditorías, certificaciones de calidad y procesos ISO.
En cuanto a autorizaciones, se define quién ve qué datos según roles y departamentos. Un gerente de departamento solo ve las solicitudes de su equipo, recursos humanos accede a todos los procesos de personal, y contabilidad solo interviene en el paso de pago.
¿Cómo funciona el proceso?
Primero, mapeamos sus flujos actuales. Analizamos dónde surge una solicitud, por quién pasa, en qué punto se estanca y dónde se pierde información. Generalmente, esta conversación revela un panorama que nadie había delineado de extremo a extremo.
Luego, clarificamos los bocetos de pantalla y el alcance, y presentamos una propuesta de precio fijo. Implementamos el sistema proceso por proceso, no todo a la vez. Comenzamos con el flujo más crítico y agregamos otros a medida que el equipo se familiariza. Así evitamos resistencia interna y ven el retorno de inversión pronto.
¿Cómo se determina el precio?
No cobramos por usuario mensual. El precio se basa en la cantidad de procesos a automatizar, necesidades de integración y complejidad de roles, se fija por proyecto y se acuerda desde el inicio. Una estructura corporativa que gestiona diez procesos diferentes no costará lo mismo que un flujo simple de permisos. La primera reunión y análisis de procesos es gratuita.
Preguntas frecuentes
¿Podemos definir nuestros propios procesos?Sí. Los niveles de aprobación, campos de formulario y reglas se configuran para ser gestionados desde el panel. No necesita contactarnos para agregar un nuevo flujo o modificar un paso de aprobación existente.
¿Se integra con nuestro sistema de contabilidad o ERP actual?Si su software soporta intercambio de datos, configuramos la integración. Si no, establecemos transferencias periódicas mediante exportación.
¿Se puede usar firma electrónica?Sí. Se puede agregar firma electrónica o integración con KEP a los pasos del proceso. Según su necesidad, algunos pasos se ejecutan con aprobación del sistema, otros con firma.
¿A los empleados les costará usarlo?Diseñamos las pantallas con los términos que usan y evitamos campos innecesarios. Para la mayoría, el sistema se reduce a una tarea: iniciar solicitud, dar aprobación. Ofrecemos capacitación durante la implementación y apoyo en las primeras semanas.
¿Dónde se almacenan nuestros datos?En su servidor, uno alquilado o en nuestra infraestructura gestionada. La decisión es suya. Para sistemas con datos de personal y contratos, se configuran registros de almacenamiento y acceso compatibles con KVKK.
¿Se pueden agregar nuevos procesos después?El sistema se diseña para esto desde el inicio. Es posible agregar nuevos flujos, modificar existentes o incluir nuevos departamentos.
Si sabes qué trabajo espera más en tu empresa, la mitad está hecha. Cuéntanos ese proceso y juntos diseñaremos cómo se automatizará de extremo a extremo y cuánto costará.