Müşteri sayınız arttıkça takip zorlaşır. Kim ne zaman aradı, hangi teklif nerede kaldı, kime dönüş yapılacaktı sorularının cevabı Excel dosyalarına, WhatsApp gruplarına ve birkaç kişinin aklına dağılır. Bu noktadan sonra kaybedilen iş, kötü hizmetten değil takipsizlikten kaybedilir.
Baksoft olarak hazır bir CRM paketini size uydurmaya çalışmıyoruz. Nasıl çalıştığınızı dinliyor, sizin sürecinize göre bir müşteri takip sistemi geliştiriyoruz. Kullanmadığınız yüzlerce özellik için ödeme yapmıyorsunuz, ihtiyacınız olan tek bir ekran eksik kalmıyor.
Excel ile müşteri takibi neden bir yerden sonra tıkanır?
Excel başlangıç için iş görür. Ama birkaç kişi aynı dosyayı açtığında sürümler çakışır, yanlışlıkla silinen satır geri gelmez, kimin neyi ne zaman değiştirdiği bilinmez. Hatırlatma kurulamaz, dolayısıyla takip tamamen kişinin hafızasına kalır. Ekipten biri ayrıldığında müşteri geçmişi de onunla birlikte gider.
Bir müşteri takip programının Excel'den temel farkı şudur: veri tek yerde durur, kim ne yaptıysa kaydı kalır ve sistem size hatırlatır. Siz aramayı unutsanız bile sistem unutmaz.
Hazır CRM yerine size özel CRM ne kazandırır?
Piyasadaki hazır CRM'ler genel geçer bir satış sürecine göre tasarlanır. Emlak ofisinin portföy takibi, kliniğin hasta randevusu, ihracatçının numune ve konteyner süreci bu kalıba oturmaz. Sonuçta ya siz yazılıma uymak için çalışma şeklinizi bozarsınız ya da yazılımın yarısı boş durur.
Size özel geliştirilen bir CRM'de alanları, aşamaları ve raporları siz belirlersiniz. Kullanıcı başına aylık artan lisans ücretleri olmaz, ekip büyüdükçe maliyetiniz katlanmaz. Veriler kendi sunucunuzda veya seçtiğiniz altyapıda durur, dışarıdaki bir firmanın fiyat politikasına bağlı kalmazsınız. İhtiyaç değiştiğinde yeni modül eklenebilir, çünkü kodun sahibi sizsiniz.
Sistemde neler var?
Müşteri kartı ve iletişim geçmişi
Her müşteri için tek bir kart. İletişim bilgileri, geçmiş görüşmeler, gönderilen teklifler, notlar ve dosyalar aynı ekranda durur. Yeni bir temsilci işe başladığında müşterinin hikâyesini beş dakikada okur.
Satış hunisi ve fırsat takibi
İlk temastan kapanan satışa kadar tüm aşamalar görsel bir pano üzerinde. Hangi işin hangi aşamada takıldığı, ay sonunda ne kadar iş kapanma ihtimali olduğu tek bakışta anlaşılır.
Görev, hatırlatma ve randevu
Her müşteri için sonraki adım tanımlanır. Sistem zamanı geldiğinde ilgili kişiyi uyarır. Unutulan geri dönüş kalmaz.
Teklif ve sözleşme
Şablon üzerinden teklif oluşturulur, PDF olarak indirilir veya doğrudan gönderilir. Hangi teklifin görüldüğü ve hangi aşamada olduğu takip edilir.
Raporlama ve dashboard
Temsilci bazında satış performansı, kaynak bazında dönüşüm oranı, aylık ciro ve hedef karşılaştırması. Yönetici ekranı açtığında toplantıya gerek kalmadan durumu görür.
Yetkilendirme
Kim hangi veriyi görecek ve değiştirebilecek, rol bazında ayarlanır. Satış temsilcisi yalnızca kendi portföyünü görür, yönetici tamamına erişir.
Entegrasyonlar
WhatsApp, e-posta, web sitesi iletişim formu, muhasebe programınız veya e-fatura sağlayıcınız sisteme bağlanabilir. Siteden gelen form doğrudan potansiyel müşteri olarak sisteme düşer.
Hangi sektörlerde kullanılıyor?
Emlak ofislerinde portföy ve alıcı eşleştirme, kliniklerde hasta ve randevu takibi, turizm işletmelerinde rezervasyon ve misafir geçmişi, eğitim kurumlarında aday öğrenci takibi, toptan ticarette bayi ve sipariş yönetimi için kurgulanmış sistemler geliştirdik. Süreç farklı olsa da mantık aynı: doğru bilgi, doğru kişide, doğru zamanda.
Süreç nasıl işliyor?
Önce sizi dinliyoruz. Mevcut çalışma şeklinizi, kullandığınız dosyaları ve en çok vakit kaybettiğiniz noktaları çıkarıyoruz. Ardından ekranların taslağını ve kapsamı netleştirip sabit fiyatlı bir teklif sunuyoruz. Geliştirme sırasında düzenli olarak çalışan sürümü gösteriyoruz, kapalı kapı ardında ay boyunca kaybolmuyoruz. Teslimde mevcut verilerinizi sisteme aktarıyor, ekibinize eğitim veriyoruz. Sonrasında da destek ve geliştirme devam ediyor.
Tipik bir müşteri takip sistemi projesi kapsamına göre üç ile sekiz hafta arasında teslim edilir.
Fiyat nasıl belirleniyor?
Kullanıcı başına aylık ücret almıyoruz. Fiyat, ihtiyacınız olan modüllere ve entegrasyonlara göre proje bazlı belirlenir ve baştan sabitlenir. Küçük bir ekip için sade bir müşteri takip paneli ile çok şubeli bir yapının süreç yönetimi aynı bütçede olmaz, bu yüzden gerçek rakamı ancak ihtiyacınızı dinledikten sonra veriyoruz. Görüşme ve ön analiz ücretsizdir.
Sıkça sorulan sorular
CRM ile müşteri takip programı aynı şey mi? Büyük ölçüde evet. CRM İngilizce "müşteri ilişkileri yönetimi" kısaltmasıdır. Türkiye'de aynı yazılım müşteri takip programı, satış takip sistemi veya müşteri yönetim yazılımı olarak da anılır.
Mevcut Excel verilerimiz aktarılabiliyor mu? Evet. Excel, Google Sheets veya kullandığınız başka bir programdaki kayıtları sisteme aktarıyoruz. Bu iş teslim sürecinin standart parçası, ayrıca ücretlendirilmiyor.
Veriler nerede tutuluyor? Kendi sunucunuzda, kiralayacağınız bir sunucuda veya bizim yönettiğimiz altyapıda tutulabilir. Karar sizin. Her durumda veri sizindir, dilediğiniz zaman tamamını dışa aktarabilirsiniz.
Telefondan kullanabilir miyiz? Evet. Arayüz mobil uyumlu geliştirilir, sahadaki ekip telefondan kayıt açabilir ve not girebilir. İhtiyaç halinde ayrı bir mobil uygulama da geliştirilebilir.
Sonradan yeni özellik eklenebilir mi? Sistem baştan büyümeye uygun kurgulanır. İşiniz değiştikçe yeni modül, yeni rapor veya yeni entegrasyon eklenir.
Ekibimiz kullanmakta zorlanır mı? Ekranları sizin kullandığınız terimlerle tasarlıyoruz, gereksiz alan koymuyoruz. Teslimde eğitim veriyor, ilk haftalarda yanınızda duruyoruz.
Müşteri takibini düzene sokmak istiyorsanız, önce nasıl çalıştığınızı konuşalım. İhtiyacınızı anlatın, size uygun kapsamı ve net bir fiyatı birlikte çıkaralım.